Dans les coulisses : 240 paires de lunettes de soleil pour un cocktail de bienvenue à Nusa Dua
Début octobre, nous avons assuré le cadeau du cocktail de bienvenue d’un groupe au Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort. Trois heures sur une pelouse face à l’océan, un stand Maison Mata complet et environ 240 paires de lunettes de soleil. Voici comment s’est déroulée la soirée.
Le brief
Un groupe international arrivait à Bali pour quelques jours de réunions et de loisirs. Les organisateurs voulaient que la soirée de bienvenue respire Bali dès la première minute, avec un cadeau que les invités utiliseraient pendant le séjour. Le cocktail s’est tenu de 18 h à 21 h, avec une session supplémentaire le lendemain matin de 7 h à 10 h pour ceux qui l’avaient manqué.
La soirée en 15 secondes
Des premiers invités au coucher du soleil aux dernières paires remises sous les lanternes.
La préparation
Nous avons apporté environ 240 paires de lunettes de soleil, ainsi que nos chaînes à lunettes. Pour ce groupe, nous avons imprimé des microfibres avec le motif, le nom et les dates de l’événement, produites à Bali. Pour transporter le stand sans stress, l’équipe a dormi près du resort la veille et est arrivée tôt pour s’installer sur la pelouse.
Le stand
Nappes en batik, plateaux en bois, fleurs fraîches orange et blanches, et montures sur présentoirs à hauteur des yeux. L’objectif est simple : depuis l’autre bout de la pelouse, les invités doivent voir une boutique, pas une table de cadeaux. Notre équipe, habillée en noir, se tenait derrière le stand pour conseiller et ajuster.
Depuis l’autre bout de la pelouse, les invités doivent voir une boutique, pas une table de cadeaux.
La soirée
Les invités sont arrivés par vagues, entre l’apéritif et le dîner. Ils ont essayé des montures, comparé devant les miroirs et demandé l’avis des autres, ce qui fait la moitié du plaisir. Nos opticiens ont ajusté chaque paire sur place, puis chaque invité est reparti avec ses lunettes de soleil dans un étui, sa microfibre imprimée et un sac en papier Maison Mata.
Choisir, ajuster, rire
Le cocktail vu de plus près : des invités qui comparent les montures, notre équipe qui ajuste chaque paire et le stand de nuit.
Ce que nous avons appris
Chaque événement nous apprend quelque chose. Cette fois, c’était la fluidité : nous recueillons désormais les signatures des invités au début de la file plutôt qu’à la fin, nous organisons un sens de circulation unique autour du stand et nous ajoutons des miroirs, pour qu’un grand groupe avance sans accroc sans perdre le plaisir de choisir.
Comment ça marche, en quatre étapes
- Nous installons le standNotre équipe arrive avant vos invités et monte sur place une véritable boutique de lunettes, mise en scène selon le lieu.
- Les invités choisissent librementNous apportons environ trois montures par invité : chacun trouve une forme et une couleur qui lui plaisent, même le dernier de la file.
- Nous ajustons chaque paireNos opticiens ajustent chaque monture au visage de l’invité sur place, avec les machines que nous apportons à chaque événement.
- Ils repartent avec un cadeauChaque paire part dans son étui, avec une microfibre et un sac en papier qui peuvent porter votre logo, le nom de l’événement et les dates.
Vous organisez un événement d’entreprise, un voyage incentive ou un mariage à Bali ?
Découvrir l’expérience cadeauVos questions
Combien de temps dure une session ?
En général, la durée de votre cocktail, soit environ trois heures. Nous pouvons ajouter une seconde session courte pour les invités qui ont manqué la première.
De combien d’espace avez-vous besoin ?
Quelques tables, en intérieur comme en extérieur. Nous adaptons le stand au lieu.
Pouvez-vous travailler en extérieur de nuit ?
Oui. Ce cocktail s’est déroulé sur une pelouse en bord de plage, du coucher du soleil jusque dans la soirée.
Les microfibres peuvent-elles reprendre le visuel de notre événement ?
Oui. Nous imprimons les microfibres avec votre motif, le nom de l’événement et les dates, produites à Bali en environ un mois.
Que se passe-t-il pour les invités qui manquent la session ?
Nous pouvons organiser une seconde session courte, comme celle que nous avons tenue le lendemain matin de ce cocktail.