Dietro le quinte: 240 paia di occhiali da sole per una welcome reception a Nusa Dua
All'inizio di ottobre abbiamo curato il regalo della welcome reception di un gruppo al Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort. Tre ore su un prato affacciato sull'oceano, un allestimento Maison Mata completo e circa 240 paia di occhiali da sole. Ecco com'è andata la serata.
Il brief
Un gruppo internazionale arrivava a Bali per qualche giorno tra riunioni e tempo libero. Gli organizzatori volevano che la serata di benvenuto sapesse di Bali fin dal primo minuto, con un regalo che gli ospiti avrebbero usato durante il viaggio. La reception si è svolta dalle 18 alle 21, con una sessione aggiuntiva la mattina seguente dalle 7 alle 10 per chi l'aveva persa.
La serata in 15 secondi
Dai primi ospiti al tramonto alle ultime paia consegnate sotto le lanterne.
La preparazione
Abbiamo portato circa 240 paia di occhiali da sole, oltre alle nostre catenelle per occhiali. Per questo gruppo abbiamo stampato panni in microfibra con il motivo, il nome e le date dell'evento, prodotti a Bali. Per trasportare l'allestimento senza stress, il team ha dormito vicino al resort la sera prima ed è arrivato presto per allestire sul prato.
L'allestimento
Tovaglie batik, vassoi in legno, fiori freschi arancioni e bianchi e montature su supporti all'altezza degli occhi. L'obiettivo è semplice: dall'altra parte del prato, gli ospiti devono vedere una boutique, non un tavolo dei regali. Il nostro team, vestito di nero, stava dietro l'allestimento per consigliare e regolare.
Dall'altra parte del prato, gli ospiti devono vedere una boutique, non un tavolo dei regali.
La serata
Gli ospiti sono arrivati a ondate, tra l'aperitivo e la cena. Provavano le montature, si confrontavano davanti agli specchi e si chiedevano un parere a vicenda, che è metà del divertimento. I nostri ottici hanno regolato ogni paio sul momento, poi ogni ospite è ripartito con i suoi occhiali da sole nella custodia, il suo panno stampato e una shopper di carta Maison Mata.
Scegliere, regolare, ridere
Uno sguardo più da vicino alla reception: ospiti che confrontano le montature, il nostro team che regola ogni paio e l'allestimento di sera.
Cosa abbiamo imparato
Ogni evento ci insegna qualcosa. Questa volta si trattava del flusso: ora raccogliamo le firme degli ospiti all'inizio della fila anziché alla fine, organizziamo un percorso a senso unico attorno all'allestimento e aggiungiamo più specchi, così un gruppo numeroso scorre senza intoppi senza perdere il piacere di scegliere.
Come funziona, in quattro passaggi
- Allestiamo l'esposizioneIl nostro team arriva prima dei vostri ospiti e allestisce in loco una boutique di occhiali completa, studiata per la location.
- Gli ospiti scelgono liberamentePortiamo circa tre montature per ospite, così ognuno trova una forma e un colore che ama, anche l'ultimo della fila.
- Regoliamo ogni paioI nostri ottici adattano ogni montatura al viso dell'ospite sul momento, con le macchine che portiamo a ogni evento.
- Ripartono con un regaloOgni paio torna a casa nella sua custodia, con un panno e una shopper di carta che possono riportare il vostro logo, il nome dell'evento e le date.
State organizzando un evento aziendale, un viaggio incentive o un matrimonio a Bali?
Scoprite l'esperienza regaloLe vostre domande
Quanto dura una sessione?
In genere quanto la vostra reception, circa tre ore. Possiamo aggiungere una seconda breve sessione per gli ospiti che hanno perso la prima.
Di quanto spazio avete bisogno?
Qualche tavolo, al chiuso o all'aperto. Adattiamo l'allestimento alla location.
Potete lavorare all'aperto di sera?
Sì. Questa reception si è svolta su un prato vicino alla spiaggia, dal tramonto fino a sera.
I panni possono riportare la grafica del nostro evento?
Sì. Stampiamo panni in microfibra con il vostro motivo, il nome dell'evento e le date, prodotti a Bali in circa un mese.
Cosa succede agli ospiti che perdono la sessione?
Possiamo organizzare una seconda breve sessione, come quella mattutina che abbiamo tenuto il giorno dopo questa reception.