Bastidores: 240 pares de óculos de sol para uma recepção de boas-vindas em Nusa Dua
No início de outubro, cuidamos do presente da recepção de boas-vindas de um grupo no Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort. Três horas em um gramado à beira-mar, um display Maison Mata completo e cerca de 240 pares de óculos de sol. Veja como foi a noite.
O briefing
Um grupo internacional chegava a Bali para alguns dias de reuniões e lazer. Os organizadores queriam que a noite de boas-vindas tivesse o clima de Bali desde o primeiro minuto, com um presente que os convidados usassem durante a viagem. A recepção foi das 18h às 21h, com uma sessão extra na manhã seguinte, das 7h às 10h, para quem não pôde participar.
A noite em 15 segundos
Dos primeiros convidados ao pôr do sol aos últimos pares entregues sob as lanternas.
Preparação
Levamos cerca de 240 pares de óculos de sol, além das nossas correntes para óculos. Para este grupo, imprimimos flanelas de microfibra com a estampa, o nome e as datas do próprio evento, produzidas em Bali. Para transportar o display sem estresse, a equipe dormiu perto do resort na noite anterior e chegou cedo para montar tudo no gramado.
O display
Toalhas de batik, bandejas de madeira, flores frescas em laranja e branco e armações em suportes na altura dos olhos. O objetivo é simples: do outro lado do gramado, os convidados devem ver uma boutique, e não uma mesa de brindes. Nossa equipe, vestida de preto, ficou atrás do display para orientar e ajustar.
Do outro lado do gramado, os convidados devem ver uma boutique, e não uma mesa de brindes.
A noite
Os convidados chegaram em ondas, entre os drinks e o jantar. Provaram armações, compararam nos espelhos e pediram a opinião uns dos outros, o que é metade da diversão. Nossos ópticos ajustaram cada par na hora, e cada convidado saiu com seus óculos de sol no estojo, com a flanela impressa e uma sacola de papel Maison Mata.
Escolher, ajustar, rir
Um olhar mais de perto sobre a recepção: convidados comparando armações, nossa equipe ajustando cada par e o display à noite.
O que aprendemos
Cada evento nos ensina algo. Desta vez, foi sobre o fluxo: agora coletamos as assinaturas dos convidados no início da fila, e não no final, organizamos um percurso de mão única ao redor do display e adicionamos mais espelhos, para que um grupo grande circule com fluidez sem perder o prazer de escolher.
Como funciona, em quatro etapas
- Montamos o displayNossa equipe chega antes dos seus convidados e monta uma boutique de óculos completa no local, ambientada de acordo com o espaço.
- Os convidados escolhem livrementeLevamos cerca de três armações por convidado, para que todos encontrem um formato e uma cor que adorem, até o último da fila.
- Ajustamos cada parNossos ópticos ajustam cada armação ao rosto do convidado na hora, com as máquinas que levamos a todos os eventos.
- Eles saem com um presenteCada par vai para casa em seu estojo, com uma flanela e uma sacola de papel que podem levar o seu logo, o nome do evento e as datas.
Planejando um evento corporativo, uma viagem de incentivo ou um casamento em Bali?
Conheça a experiência de presenteSuas dúvidas
Quanto tempo dura uma sessão?
Normalmente, o tempo da sua recepção, cerca de três horas. Podemos acrescentar uma segunda sessão curta para os convidados que perderem a primeira.
De quanto espaço vocês precisam?
Algumas mesas, em ambiente interno ou externo. Adaptamos o display ao local.
Vocês trabalham ao ar livre à noite?
Sim. Esta recepção aconteceu em um gramado à beira da praia, do pôr do sol até a noite.
As flanelas podem levar a identidade visual do nosso evento?
Sim. Imprimimos flanelas de microfibra com a sua estampa, o nome do evento e as datas, produzidas em Bali em cerca de um mês.
E os convidados que perdem a sessão?
Podemos organizar uma segunda sessão curta, como a sessão matinal que realizamos no dia seguinte a esta recepção.