Entre bastidores: 240 pares de gafas de sol para una recepción de bienvenida en Nusa Dua
A principios de octubre nos encargamos del regalo de la recepción de bienvenida de un grupo en el Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort. Tres horas en un jardín frente al océano, un expositor Maison Mata completo y unos 240 pares de gafas de sol. Así fue la velada.
El encargo
Un grupo internacional llegaba a Bali para unos días de reuniones y ocio. Los organizadores querían que la noche de bienvenida se sintiera como Bali desde el primer minuto, con un regalo que los invitados usaran durante el viaje. La recepción fue de 18:00 a 21:00, con una sesión adicional a la mañana siguiente de 7:00 a 10:00 para quienes se la perdieron.
La velada en 15 segundos
De los primeros invitados al atardecer a los últimos pares entregados bajo los farolillos.
Preparación
Llevamos unos 240 pares de gafas de sol, además de nuestras cadenas para gafas. Para este grupo imprimimos gamuzas de microfibra con el diseño, el nombre y las fechas del evento, producidas en Bali. Para trasladar el expositor sin estrés, el equipo durmió cerca del resort la noche anterior y llegó temprano para montarlo en el jardín.
El expositor
Manteles de batik, bandejas de madera, flores frescas en naranja y blanco, y monturas en soportes a la altura de los ojos. El objetivo es sencillo: desde el otro lado del jardín, los invitados deben ver una boutique, no una mesa de regalos. Nuestro equipo, vestido de negro, se situó detrás del expositor para orientar y ajustar.
Desde el otro lado del jardín, los invitados deben ver una boutique, no una mesa de regalos.
La velada
Los invitados llegaron por oleadas, entre el cóctel y la cena. Se probaron monturas, se compararon en los espejos y se pidieron opinión unos a otros, que es la mitad de la diversión. Nuestros ópticos ajustaron cada par en el momento y cada invitado se marchó con sus gafas de sol en un estuche, con su gamuza impresa y una bolsa de papel Maison Mata.
Elegir, ajustar, reír
Una mirada más cercana a la recepción: invitados comparando monturas, nuestro equipo ajustando cada par y el expositor de noche.
Lo que aprendimos
Cada evento nos enseña algo. Esta vez fue sobre el flujo: ahora recogemos las firmas de los invitados al principio de la fila y no al final, organizamos un recorrido en un solo sentido alrededor del expositor y añadimos más espejos, para que un grupo grande avance con fluidez sin perder el placer de elegir.
Cómo funciona, en cuatro pasos
- Montamos el expositorNuestro equipo llega antes que sus invitados y monta in situ una boutique de gafas completa, decorada según el lugar.
- Los invitados eligen librementeLlevamos unas tres monturas por invitado, para que todos encuentren una forma y un color que les encanten, incluso el último de la fila.
- Ajustamos cada parNuestros ópticos adaptan cada montura al rostro del invitado en el momento, con las máquinas que llevamos a cada evento.
- Se van con un regaloCada par se va a casa en su estuche, con una gamuza y una bolsa de papel que pueden llevar su logotipo, el nombre del evento y las fechas.
¿Organiza un evento corporativo, un viaje de incentivo o una boda en Bali?
Descubra la experiencia de regaloSus preguntas
¿Cuánto dura una sesión?
Normalmente lo que dura su recepción, unas tres horas. Podemos añadir una segunda sesión corta para los invitados que se pierdan la primera.
¿Cuánto espacio necesitan?
Unas pocas mesas, en interior o en exterior. Adaptamos el expositor al lugar.
¿Pueden trabajar al aire libre de noche?
Sí. Esta recepción tuvo lugar en un jardín junto a la playa, desde el atardecer hasta entrada la noche.
¿Pueden las gamuzas llevar el diseño de nuestro evento?
Sí. Imprimimos gamuzas de microfibra con su diseño, el nombre del evento y las fechas, producidas en Bali en alrededor de un mes.
¿Qué pasa con los invitados que se pierden la sesión?
Podemos organizar una segunda sesión corta, como la sesión de mañana que hicimos al día siguiente de esta recepción.