Achter de schermen: 240 zonnebrillen voor een welkomstreceptie in Nusa Dua
Begin oktober verzorgden we het geschenk tijdens de welkomstreceptie van een groep in Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort. Drie uur op een gazon aan de oceaan, een complete Maison Mata-presentatie en zo'n 240 zonnebrillen. Zo verliep de avond.
De briefing
Een internationale groep kwam naar Bali voor een paar dagen meetings en ontspanning. De organisatoren wilden dat de welkomstavond vanaf de eerste minuut naar Bali zou voelen, met een cadeau dat gasten tijdens de reis zouden gebruiken. De receptie liep van 18.00 tot 21.00 uur, met een extra sessie de volgende ochtend van 7.00 tot 10.00 uur voor wie de eerste had gemist.
De avond in 15 seconden
Van de eerste gasten bij zonsondergang tot de laatste brillen die onder de lantaarns werden overhandigd.
Voorbereiding
We namen zo'n 240 zonnebrillen mee, plus onze brillenkoorden. Voor deze groep bedrukten we microvezeldoekjes met het eigen patroon, de naam en de data van het event, geproduceerd in Bali. Om de presentatie zonder stress te verplaatsen, overnachtte het team de avond ervoor vlak bij het resort en was het vroeg aanwezig om op het gazon op te bouwen.
De presentatie
Batik tafelkleden, houten dienbladen, verse bloemen in oranje en wit, en monturen op standaards op ooghoogte. Het doel is eenvoudig: vanaf de andere kant van het gazon moeten gasten een boetiek zien, geen cadeautafel. Ons team, in het zwart gekleed, stond achter de presentatie om te adviseren en af te stellen.
Vanaf de andere kant van het gazon moeten gasten een boetiek zien, geen cadeautafel.
De avond
Gasten kwamen in golven, tussen de drankjes en het diner door. Ze pasten monturen, vergeleken in de spiegels en vroegen elkaars mening, en dat is de helft van de lol. Onze opticiens stelden elke bril ter plekke af, waarna elke gast vertrok met de zonnebril in een etui, het bedrukte doekje en een papieren tas van Maison Mata.
Kiezen, afstellen, lachen
Een kijkje van dichtbij bij de receptie: gasten die monturen vergelijken, ons team dat elke bril afstelt en de presentatie bij avond.
Wat we hebben geleerd
Elk event leert ons iets. Deze keer ging het om de doorstroming: we vragen gasten nu aan het begin van de rij om een handtekening in plaats van aan het eind, organiseren een looproute in één richting rond de presentatie en zetten meer spiegels neer, zodat een grote groep vlot doorstroomt zonder dat het plezier van het kiezen verloren gaat.
Zo werkt het, in vier stappen
- Wij bouwen de presentatie opOns team is er voor uw gasten en bouwt ter plekke een complete brillenboetiek op, afgestemd op de locatie.
- Gasten kiezen vrijWe nemen zo'n drie monturen per gast mee, zodat iedereen een vorm en kleur vindt waar hij blij van wordt, zelfs de laatste in de rij.
- Wij stellen elke bril afOnze opticiens stellen elke montuur ter plekke af op het gezicht van de gast, met de apparatuur die we naar elk event meenemen.
- Ze vertrekken met een cadeauElke bril gaat mee naar huis in een etui, met een doekje en een papieren tas die uw logo, eventnaam en data kunnen dragen.
Plant u een bedrijfsevent, een incentive reis of een bruiloft in Bali?
Ontdek de geschenkbelevingUw vragen
Hoe lang duurt een sessie?
Meestal zo lang als uw receptie, ongeveer drie uur. We kunnen een tweede korte sessie toevoegen voor gasten die de eerste missen.
Hoeveel ruimte hebben jullie nodig?
Een paar tafels, binnen of buiten. We passen de presentatie aan de locatie aan.
Kunnen jullie 's avonds buiten werken?
Ja. Deze receptie vond plaats op een gazon aan het strand, van zonsondergang tot in de avond.
Kunnen de doekjes het ontwerp van ons event dragen?
Ja. We bedrukken microvezeldoekjes met uw patroon, eventnaam en data, in ongeveer een maand geproduceerd in Bali.
Wat als gasten de sessie missen?
We kunnen een korte tweede sessie organiseren, zoals de ochtendsessie die we de dag na deze receptie hielden.