Hinter den Kulissen: 240 Sonnenbrillen für einen Willkommensempfang in Nusa Dua
Anfang Oktober haben wir das Geschenk für den Willkommensempfang einer Gruppe im Sofitel Bali Nusa Dua Beach Resort gestaltet. Drei Stunden auf einem Rasen am Meer, ein komplettes Maison Mata Display und rund 240 Sonnenbrillen. So verlief der Abend.
Das Briefing
Eine internationale Gruppe kam für einige Tage mit Meetings und Freizeitprogramm nach Bali. Die Organisatoren wollten, dass sich der Willkommensabend von der ersten Minute an nach Bali anfühlt, mit einem Geschenk, das die Gäste während der Reise nutzen. Der Empfang ging von 18 bis 21 Uhr, dazu kam am nächsten Morgen eine zusätzliche Session von 7 bis 10 Uhr für alle, die ihn verpasst hatten.
Der Abend in 15 Sekunden
Von den ersten Gästen bei Sonnenuntergang bis zu den letzten überreichten Brillen unter den Laternen.
Vorbereitung
Wir hatten rund 240 Sonnenbrillen dabei, dazu unsere Brillenketten. Für diese Gruppe haben wir Mikrofasertücher mit dem eigenen Muster, Namen und Datum des Events bedruckt, gefertigt auf Bali. Damit der Transport des Displays entspannt ablief, übernachtete das Team in der Nähe des Resorts und kam früh, um auf dem Rasen aufzubauen.
Das Display
Batik-Tischdecken, Holztabletts, frische Blumen in Orange und Weiß und Fassungen auf Ständern in Augenhöhe. Das Ziel ist einfach: Schon von der anderen Seite des Rasens sollen die Gäste eine Boutique sehen, keinen Geschenketisch. Unser Team, ganz in Schwarz, stand hinter dem Display, um zu beraten und anzupassen.
Schon von der anderen Seite des Rasens sollen die Gäste eine Boutique sehen, keinen Geschenketisch.
Der Abend
Die Gäste kamen in Wellen, zwischen Drinks und Dinner. Sie probierten Fassungen an, verglichen vor den Spiegeln und fragten einander nach ihrer Meinung, das ist schon der halbe Spaß. Unsere Optiker passten jede Brille direkt vor Ort an, dann ging jeder Gast mit seiner Sonnenbrille im Etui, seinem bedruckten Tuch und einer Maison Mata Papiertüte.
Aussuchen, anpassen, lachen
Ein genauerer Blick auf den Empfang: Gäste, die Fassungen vergleichen, unser Team, das jede Brille anpasst, und das Display bei Nacht.
Was wir gelernt haben
Jedes Event lehrt uns etwas. Diesmal ging es um den Ablauf: Wir nehmen die Unterschriften der Gäste jetzt am Anfang der Schlange statt am Ende auf, legen einen Rundweg in einer Richtung um das Display an und stellen mehr Spiegel auf. So bewegt sich auch eine große Gruppe reibungslos, ohne dass die Freude am Aussuchen verloren geht.
So funktioniert es, in vier Schritten
- Wir bauen das Display aufUnser Team ist vor Ihren Gästen da und baut vor Ort eine komplette Brillenboutique auf, abgestimmt auf die Location.
- Die Gäste wählen freiWir bringen rund drei Fassungen pro Gast mit, damit jeder eine Form und Farbe findet, die ihm gefällt, auch der Letzte in der Schlange.
- Wir passen jede Brille anUnsere Optiker passen jede Fassung direkt vor Ort an das Gesicht des Gastes an, mit den Geräten, die wir zu jedem Event mitbringen.
- Mit einem Geschenk nach HauseJede Brille geht in ihrem Etui mit nach Hause, zusammen mit einem Tuch und einer Papiertüte, die Ihr Logo, Ihren Eventnamen und Ihr Datum tragen können.
Sie planen ein Firmenevent, eine Incentive-Reise oder eine Hochzeit auf Bali?
Das Geschenkerlebnis entdeckenIhre Fragen
Wie lange dauert eine Session?
In der Regel so lange wie Ihr Empfang, rund drei Stunden. Für Gäste, die die erste verpassen, können wir eine zweite kurze Session anbieten.
Wie viel Platz benötigen Sie?
Ein paar Tische, drinnen oder draußen. Wir passen das Display an die Location an.
Können Sie auch abends im Freien arbeiten?
Ja. Dieser Empfang fand auf einem Rasen am Strand statt, vom Sonnenuntergang bis in den Abend.
Können die Tücher unser Event-Design tragen?
Ja. Wir bedrucken Mikrofasertücher mit Ihrem Muster, Eventnamen und Datum, gefertigt auf Bali in etwa einem Monat.
Was ist mit Gästen, die die Session verpassen?
Wir können eine kurze zweite Session organisieren, wie die Morgen-Session am Tag nach diesem Empfang.